KSeF w jednoosobowych działalnościach gospodarczych – najważniejsze informacje i terminy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wkrótce stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, w tym również dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych. Zmiana ta wpłynie na sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. W tym artykule dowiesz się, od kiedy obowiązuje KSeF, jak działa oraz jakie kroki warto podjąć, aby przygotować się do nowych wymogów.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML. System zastąpi tradycyjne faktury papierowe oraz większość faktur elektronicznych wysyłanych w formacie PDF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla JDG?
- 1 lipca 2026 r. – obowiązek dla większości podatników VAT czynnych.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Uwaga: Daty mogą ulec zmianie. Ministerstwo Finansów zapowiedziało etapowe wdrażanie systemu, dlatego warto śledzić komunikaty urzędowe.
Kogo obejmie obowiązek?
KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury, w tym:
- podatników VAT czynnych,
- podatników zwolnionych z VAT,
- właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych.
Najważniejsze zmiany dla JDG
- Brak faktur w PDF lub na papierze – faktura w formacie XML będzie trafiała bezpośrednio do systemu KSeF.
- Unikalny numer identyfikacyjny faktury nadawany przez system.
- Natychmiastowa dostępność faktur dla kontrahenta.
- Stały dostęp do archiwum faktur przez 10 lat.
- Konieczność korzystania z oprogramowania zgodnego z KSeF lub portalu rządowego.
Jak się przygotować do KSeF?
- Sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF.
- Załóż konto w e-Urzędzie Skarbowym.
- Ustal procedury w firmie dotyczące wystawiania faktur.
- Przeszkol pracowników (jeśli dotyczy).
Korzyści z KSeF dla JDG
- Szybszy obieg dokumentów.
- Mniejsze ryzyko błędów formalnych.
- Bezpieczne archiwizowanie faktur.
- Ułatwienia w kontroli podatkowej.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF to duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu jednoosobowych działalności gospodarczych. Warto już teraz przygotować się technicznie i organizacyjnie, aby od 1 lipca 2026 r. uniknąć problemów z wystawianiem faktur. Jeśli potrzebujesz pomocy w dostosowaniu swojej firmy do nowych wymogów, Biuro Rachunkowe E-rachunki.com może Cię w tym wesprzeć.