KSeF od 1 stycznia 2027 - koniec wyjątków dla małych firm

Co kończy się 31 grudnia 2026 r.

Do końca 2026 r. działają dwa wyjątki:

• Faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie. Jeśli łączna wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, możesz wystawiać je poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT). Limit liczy się według daty wystawienia faktury. Po jego przekroczeniu obowiązek KSeF obejmuje już fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne.
• Faktury z kas rejestrujących. Do końca roku kasa może wystawić fakturę, a paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest uznawany za fakturę uproszczoną (art. 145n ustawy o VAT).

Co obowiązuje od 1 stycznia 2027 r.

• Faktury dla firm – tylko w KSeF. Także wtedy, gdy wystawiasz kilka faktur w miesiącu na niewielkie kwoty.
• Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, a firma poprosi o fakturę, wystawiasz ją w KSeF. Rachunek nie zastępuje faktury – zostaje tylko tam, gdzie faktura nie jest wymagana.
• Kasa wydaje tylko paragony. Fakturę dla firmy do paragonu wystawisz wyłącznie wtedy, gdy na paragonie jest NIP nabywcy, i wystawiasz ją w KSeF. NIP trzeba wpisać do kasy przed wydrukiem paragonu – później nie da się go dopisać (ta zasada obowiązuje od 2020 r.).
• Faktury dla konsumentów – poza obowiązkowym KSeF. Jeśli sprzedajesz osobom prywatnym, możesz wystawiać im faktury jak dotąd (dobrowolnie także w KSeF).
• Numer KSeF w przelewach. Czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, podaje w tytule przelewu jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF (art. 108g ustawy o VAT). Obowiązek nie dotyczy płatności dla sprzedawcy zwolnionego z VAT.

Kary za KSeF - od 2027 czy od 2028?

Według obowiązującej ustawy kary pieniężne za naruszenia w KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Ustawa przewiduje karę do 100% kwoty podatku z faktury, a przy fakturze bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem.

20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt, który przesuwa stosowanie kar na 1 stycznia 2028 r. To na razie projekt – musi go jeszcze uchwalić Sejm i Senat i podpisać prezydent. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. się nie zmienia.

Przykład: gabinet kosmetyczny zwolniony z VAT

Pani Anna prowadzi gabinet kosmetyczny, jest zwolniona z VAT i ma kasę fiskalną. Kilka razy w miesiącu wystawia faktury dla firm – łącznie ok. 2 500 zł brutto – na papierze, z programu.

• Do 31.12.2026 r. może tak robić dalej, bo mieści się w limicie 10 000 zł.
• Od 1.01.2027 r. każdą fakturę dla firmy wystawia w KSeF.
• Gdy klient-firma płaci przy kasie, musi podać NIP przed wydrukiem paragonu. Bez NIP na paragonie faktury na firmę wystawić nie można.

Co przygotować do 31 grudnia

• Sprawdź logowanie do KSeF – profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym.
• Ustal, kto będzie wystawiał faktury: Ty czy biuro rachunkowe (wtedy nadajesz biuru uprawnienia w KSeF).
• Pobierz z KSeF certyfikat do wystawiania faktur w trybie offline – trzeba go mieć przed awarią, nie w jej trakcie.
• Wybierz narzędzie: program do faktur połączony z KSeF albo bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF.
• Przy sprzedaży na kasie: przekaż obsłudze zasadę „NIP przed wydrukiem paragonu”.
• Wystaw próbną fakturę jeszcze w grudniu, żeby w styczniu nie uczyć się pod presją.

Źródła:

• Ustawa o VAT – art. 106ga, 106ni, 108g, 145m, 145n (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263)
• Ministerstwo Finansów – KSeF: „Poniżej 10 000 zł”, ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl/
• Rada Ministrów, posiedzenie 20.10.2026 – projekt ustawy przesuwający kary w KSeF (projekt, nie obowiązujące prawo)