KSeF 2026 – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców. Co musisz wiedzieć?

Jeżeli prowadzisz firmę i szukasz księgowej lub księgowego w Koszalinie, warto już teraz przygotować się do największej zmiany w systemie fakturowania w Polsce. W 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy niemal dla wszystkich przedsiębiorców.

Jako Biuro Rachunkowe w Koszalinie przygotowaliśmy przejrzyste podsumowanie kluczowych terminów, wyjątków oraz praktycznych wskazówek, które pomogą Ci spokojnie wejść w nowy system.

Harmonogram wprowadzenia KSeF – terminy, które musisz znać

1 lutego 2026

Obowiązek odbierania faktur KSeF dla wszystkich jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG).
Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF przez dużych podatników, którzy w 2025 roku osiągnęli przychód powyżej 200 mln zł brutto.

1 kwietnia 2026

Obowiązek wystawiania e-faktur KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, czyli wszystkie JDG, MŚP oraz spółki — również te najmniejsze.

1 sierpnia 2026 – ważne wyjątki

Obowiązek obejmie faktury uproszczone.
Wejdzie w życie wymóg podawania numeru KSeF w przelewach za faktury.
Nadal możliwe będzie wystawianie faktur w trybie offline — do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 tryb offline będzie dopuszczalny wyłącznie w przypadku awarii systemu KSeF.

Do 31 grudnia 2026

Mali przedsiębiorcy, którzy nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznego obrotu, nie muszą korzystać z KSeF.
Nadal mogą wystawiać faktury tradycyjnie (PDF/papier).

Faktury dla konsumentów (B2C)

Wystawianie e-faktur KSeF dla klientów indywidualnych pozostaje dobrowolne.

Co zmieni KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralny system Ministerstwa Finansów odpowiedzialny za wystawianie, odbieranie, numerowanie oraz przechowywanie faktur elektronicznych.

Najważniejsze zmiany to:

faktury ustrukturyzowane w formacie XML,
brak potrzeby przechowywania faktur w firmie (archiwizacja zapewniona przez KSeF),
natychmiastowy dostęp do faktur przez urząd skarbowy i podmioty uprawnione,
większa automatyzacja księgowości i mniejsze ryzyko błędów,
przyspieszenie procesów kontroli i rozliczeń.

Jak Twoje biuro rachunkowe z Koszalina może pomóc?

Jako profesjonalne biuro rachunkowe w Koszalinie oferujemy pełne wsparcie przy wdrożeniu KSeF:

Narzędzie do wystawiania faktur KSeF – w cenie usługi księgowej

W ramach obsługi księgowej udostępniamy klientom bezpłatne narzędzie do wystawiania faktur zgodnych z KSeF, w pełni zintegrowane z naszym systemem księgowym.

Dzięki temu:

nie musisz kupować dodatkowego programu,
wystawiasz faktury w KSeF szybko i zgodnie z przepisami,
Twoje dokumenty trafiają bezpośrednio do księgowości,
minimalizujesz ryzyko błędów lub odrzucenia faktury.

To rozwiązanie szczególnie docenią przedsiębiorcy z Koszalina i okolic, którzy chcą wejść w KSeF bez stresu i bez dodatkowych kosztów.

Dlaczego warto przygotować się do KSeF wcześniej?

1. Oprogramowanie i procedury

Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania oprogramowania, ustalenia procedur i nadania uprawnień dla osób odpowiedzialnych za fakturowanie. Im wcześniej zaczniesz, tym mniejsze ryzyko chaosu w 2026 roku.

2. Szkolenie pracowników

Osoby wystawiające i odbierające faktury muszą wiedzieć, jak pracować w systemie. Współpraca z księgową z Koszalina zapewnia spokojne wdrożenie.

3. Unikanie błędów podatkowych

Brak zgodności z KSeF w okresie obowiązkowym może skutkować problemami z VAT lub brakiem możliwości zaliczenia wydatku w koszty.

4. Zmiana sposobu komunikacji z księgowością

KSeF oznacza, że faktury „same” trafiają do księgowego. To wygodne — o ile system działa poprawnie i jest odpowiednio skonfigurowany.

Jak przygotować firmę do KSeF – lista kontrolna

sprawdź, od którego terminu KSeF jest obowiązkowy dla Twojej firmy,
ustal, kto będzie wystawiać faktury i kto będzie za nie odpowiadał,
wybierz program zgodny z KSeF lub skorzystaj z narzędzia oferowanego przez nasze biuro rachunkowe,
nadaj uprawnienia w systemie (dla pracowników i księgowości),
przygotuj procedurę pracy na wypadek awarii,
przeszkol osoby, które mają kontakt z dokumentami sprzedażowymi.

Podsumowanie

Rok 2026 przyniesie obowiązkowy KSeF dla większości przedsiębiorców. Warto przygotować się wcześniej, aby wejście w system było płynne i bezproblemowe.

Jeżeli szukasz księgowej lub księgowego w Koszalinie albo chcesz współpracować z biurem rachunkowym, które profesjonalnie wdroży Twoją firmę do KSeF — zapraszamy do kontaktu.

Otrzymasz:

kompleksową obsługę księgową,
narzędzie do wystawiania faktur KSeF w cenie usługi,
wsparcie przy konfiguracji i szkoleniu,
pewność zgodności z przepisami.